Privacybeleid van Ergolutions GmbH
In dit privacybeleid informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u onze website gebruikt en wanneer u een bestelling plaatst in onze webshop.
Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Daartoe behoort in het bijzonder informatie die het mogelijk maakt om conclusies te trekken over uw identiteit, zoals uw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Statistische gegevens die wij bijvoorbeeld verzamelen wanneer u onze website bezoekt en die niet aan uw persoon gekoppeld kunnen worden, vallen niet onder de definitie van persoonsgegevens.
1. Verantwoordelijke instantie en contactgegevens
De verantwoordelijke instantie in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (“AVG”) is Ergolutions GmbH
Heerstrasse 62, 58553 Halver (“Ergolutions”, “wij” of “ons”)
Telefon: 02351 / 6561080
E-mailadres: info@ergolutions.nl
2. Functionaris voor gegevensbescherming
Als u vragen of verzoeken hebt met betrekking tot de bescherming van uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen per post op bovenstaand adres of per e-mail op: inf@ergolutions.de.
3. Contractverwerking en contact
3.1. Uw order- of aankoopgegevens
Wanneer u bij ons in onze webshop of via de telefoon een aankoop doet, registreren wij uw order- of aankoopgegevens. Order- of aankoopgegevens omvatten bijvoorbeeld:
- Aanhef
- Uw voor- en achternaam
- Uw geboortedatum
- Uw e-mailadres
- Uw aflever- en factuuradres
- Uw annuleringsberichten, uw klachten en uw andere communicatie met betrekking tot uw bestellingen of aankopen
- Uw bestelnummer
- De status van uw bestelling, bijvoorbeeld “Verzonden” of “Geretourneerd”
- Uw betaling status
Optioneel kunt u ons informatie verstrekken zoals uw telefoon- en faxnummer, zodat wij bij eventuele vragen via deze kanalen contact met u kunnen opnemen. Wij verwerken uw gegevens om uw bestelling te kunnen verwerken, om uw bestelling naar u te kunnen verzenden en om eventuele retouren, klachten en garantiegevallen te kunnen afhandelen.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
3.2. Mijn klant account / login
U heeft de mogelijkheid zich te registreren voor ons inloggedeelte, zodat u alle functies van onze website ten volle kunt gebruiken. Om u te registreren heeft u de volgende gegevens nodig:
- Uw e-mailadres
- Uw gekozen wachtwoord
U kunt later inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord onder ‘Mijn Klant Account / Inloggen’.
Wij verwerken uw gegevens zodat u uw klant account kunt beheren en uw bestellingen kunt volgen.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
3.3. Neem contact met ons op
U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Voorbeelden hiervan zijn het contactformulier, telefoon en e-mail. In deze context verwerken wij gegevens uitsluitend met het doel om met u te communiceren.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
De gegevens die wij verzamelen wanneer u gebruikmaakt van het contactformulier en de kopieën van uw studentenkaart die u indient, worden automatisch verwijderd nadat uw aanvraag volledig is verwerkt, tenzij wij uw aanvraag nog nodig hebben om contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen (“bewaartermijn”). Er vindt geen verdere opslag plaats, afgezien van de identificatie.
3.4. Betalingsgegevens
Wij bieden u de betaalmethoden die gangbaar zijn bij online handelen. Dit zijn vooruitbetaling, creditcard en PayPal, maar ook aankoop op rekening. Afhankelijk van de betaalmethode die u tijdens het bestelproces selecteert, geven wij de daarvoor verzamelde betalingsgegevens door aan de met de betaling belaste kredietinstelling en, indien van toepassing, aan de door ons ingeschakelde betalingsdienstaanbieders voor de afhandeling van de betaling. Zonder deze betalingsgegevens en betalingsdienstaanbieders is betaling en contractafhandeling niet mogelijk. Creditcard afrekening en aankopen op rekening worden uitgevoerd door BS PAYONE GmbH · Lyoner Str. 9 · 60528 Frankfurt, Duitsland - HRB 28985 - Directeuren: Niklaus Santschi, Jan Kanieß, Dr. Götz Möller, Carl Frederic Zitscher - Voorzitter van de Raad van Commissarissen: Ottmar Bloching
Meer informatie vindt u in het privacybeleid van BS PAYONE GmbH, vestiging Kiel, Fraunhoferstraße 2-4, 24118 Kiel, Duitsland.
Voor meer informatie over PayPal kunt u het privacybeleid van PayPal raadplegen (een dienst van PayPal (Europe) S.àr.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg).
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
4. Prijsvragen en enquêtes
Als u deelneemt aan een van onze enquêtes, gebruiken wij uw gegevens voor markt- en opinieonderzoek. Wij gebruiken de gegevens over het algemeen anoniem voor interne doeleinden. Indien enquêtes niet anoniem worden uitgevoerd, worden persoonsgegevens uitsluitend met uw toestemming verzameld. De AVG is niet van toepassing op anonieme enquêtes.
In het geval van uitzonderlijke persoonsgegevens is de wettelijke basis voor de hiervoor genoemde gegevensverwerking art. 6 (1) (a) AVG.
In het kader van prijsvragen gebruiken wij uw gegevens om de prijsvraag uit te voeren en u op de hoogte te stellen van de winnaars. Gedetailleerde informatie vindt u in de deelnamevoorwaarden van de betreffende wedstrijd.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
5. Nieuwsbrief
U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief, waarmee wij u regelmatig informeren over nieuwe ontwikkelingen rondom onze producten en acties.
Voor de aanmelding voor onze nieuwsbrief maken wij gebruik van de zogenaamde double opt-in procedure, dat wil zeggen dat wij u alleen nieuwsbrieven per e-mail sturen als u via een link in ons e-mailbericht bevestigt dat u onze nieuwsbrief wilt ontvangen.
Indien u uw wens voor het ontvangen van de nieuwsbrief bevestigt, bewaren wij uw e-mailadres, het tijdstip van registratie en het IP-adres dat u voor de registratie hebt gebruikt, totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief. De opslag dient uitsluitend om u de nieuwsbrief te kunnen toesturen en om uw registratie te verifiëren. U kunt zich op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. In elke nieuwsbrief vindt u een link om u af te melden. Uiteraard is een bericht naar de hierboven vermelde contactgegevens of in de nieuwsbrief (bijvoorbeeld per e-mail of brief) ook voldoende.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (a) AVG.
In onze nieuwsbrief gebruiken wij standaard technologieën om de interacties met de nieuwsbrief te meten (bijvoorbeeld het openen van de e-mail, het aanklikken van links). Wij gebruiken deze gegevens in gepseudonimiseerde vorm voor algemene statistische evaluaties en om onze content en klantcommunicatie te optimaliseren en verder te ontwikkelen. Dit gebeurt met behulp van kleine afbeeldingen die in de berichten zijn ingebed (zogenaamde pixels). De gegevens worden uitsluitend gepseudonimiseerd verzameld; de ID’s worden dus niet aan uw overige persoonlijke gegevens gekoppeld en een directe persoonlijke herleidbaarheid is uitgesloten.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (f) AVG, op basis van ons hierboven genoemde legitieme belang.
Wanneer u niet wilt dat uw gebruiksgedrag wordt geanalyseerd, kunt u zich afmelden voor de nieuwsbrief (zie hieronder) of de afbeeldingen in uw e-mailprogramma standaard deactiveren. Voor meer informatie, zie de instructies voor Microsoft Outlook en Mozilla Thunderbird. Met onze nieuwsbrief willen we zo relevant mogelijke content voor onze klanten delen en beter begrijpen waar lezers daadwerkelijk in geïnteresseerd zijn. De gegevens met betrekking tot de interactie met onze nieuwsbrieven worden 6 maanden lang gepseudonimiseerd bewaard en daarna volledig geanonimiseerd.
6. Beoordelingen
Enkele dagen na uw aankoop of na contact met onze klantenservice sturen wij u een e-mail waarin u de mogelijkheid krijgt om de producten en onze service te beoordelen.
Wij sturen uw e-mailadres naar Trusted Shops GmbH, Subbelrather Str. 15c, 50823 Keulen (“Trusted Shops”) om u eraan te herinneren een beoordeling van uw bestelling achter te laten, zodat zij u per e-mail kunnen herinneren aan de mogelijkheid om een beoordeling achter te laten.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (f) AVG. Deze gegevensverwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Wij willen uw feedback gebruiken om ons productaanbod, onze klantenservice en onze klantcommunicatie te optimaliseren en verder te ontwikkelen. Het directe doel van onze beoordeling mails is om te bepalen in hoeverre onze klanten tevreden zijn met de door hen gekochte producten en met onze klantenservice.
Als u in de toekomst geen enquêtes meer wilt ontvangen waarin uw aankoop of onze dienstverlening wordt beoordeeld, kunt u zich afmelden. Een mededeling aan de hierboven vermelde contactgegevens of in de e-mail (bijvoorbeeld per e-mail of brief) is voldoende.
Ten behoeve van klant- en productbeoordelingen door onze klanten en ten behoeve van ons eigen kwaliteitsbeheer, gebruiken wij de door u bij de aankoop verstrekte persoonsgegevens, zoals uw e-mailadres, om u via het door ons gehanteerde beoordelingssysteem te vragen om een beoordeling van uw bestelling.
Als u aan het einde van het bestelproces akkoord gaat met dit privacybeleid, gaat u ermee akkoord dat wij u na verwerking van uw bestelling een e-mail mogen sturen naar het door u opgegeven e-mailadres, met het verzoek een beoordeling achter te laten. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door een informele mededeling per e-mail te sturen naar de hierboven vermelde contactgegevens (bijvoorbeeld per e-mail of brief) of rechtstreeks naar Trusted Shops.
Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Trusted Shops.
7. Website
Elke keer dat u onze website gebruikt, verzamelen wij de gegevens die uw browser automatisch doorstuurt, zodat u de website kunt bezoeken. Het gaat hierbij met name om:
- IP-adres van het aanvragende apparaat
- Datum en tijd van het verzoek
- Adres van de bezochte website en de aanvragende website
- Informatie over de gebruikte browser, het besturingssysteem en technische informatie van het eindapparaat
Gegevensverwerking is noodzakelijk om het bezoek aan de website mogelijk te maken en om de continue functionaliteit en veiligheid van onze systemen te garanderen. De bovengenoemde gegevens worden bovendien tijdelijk opgeslagen in interne logbestanden voor de hierboven beschreven doeleinden om statistische informatie over het gebruik van onze website samen te stellen, om onze website verder te ontwikkelen met betrekking tot de gebruiksgewoonten van onze bezoekers (bijvoorbeeld als het aandeel mobiele apparaten dat voor de toegang tot de pagina's wordt gebruikt, toeneemt) en om in het algemeen onze website administratief te onderhouden.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (b) AVG.
Op basis van de in de logbestanden opgeslagen informatie kunnen wij geen directe conclusies trekken over personen. In het bijzonder slaan wij IP-adressen alleen in verkorte vorm op. De logbestanden worden 30 dagen bewaard en na anonimisering gearchiveerd.
8. Cookies en soortgelijke technologieën
8.1. Gebruik van eigen cookies
Voor een aantal van onze diensten is het noodzakelijk dat wij zogenoemde cookies gebruiken. Een cookie is een klein tekstbestand dat door uw browser op uw apparaat wordt opgeslagen. Cookies worden niet gebruikt om programma's uit te voeren of virussen op uw computer te laden.
Onze eigen cookies dienen hoofdzakelijk om u een op maat gemaakt aanbod te bieden en om het gebruik van onze diensten zo tijdbesparend mogelijk te maken.
Wij gebruiken onze eigen cookies, in het bijzonder
- voor inlog authenticatie;
- voor verdeling belasting;
- om er rekening mee te houden dat de op onze website geplaatste informatie is weergegeven.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (f) AVG, op basis van ons legitieme belang. Wij willen dat u onze website makkelijker en persoonlijker kunt gebruiken.
Wij gebruiken ook cookies en vergelijkbare technologieën (bijvoorbeeld web beacons) van partners voor analyse- en marketingdoeleinden. Dit wordt in de volgende paragrafen nader beschreven.
8.2. Analyse-/reclame maatregelen en gebruikersgemak
Om onze website te verbeteren, gebruiken wij cookies en vergelijkbare technologieën (bijvoorbeeld web beacons) om het algemene gebruiksgedrag op basis van toegangsgegevens statistisch vast te leggen en te analyseren en voor reclamedoeleinden.
De wettelijke basis voor de bovengenoemde gegevensverwerking is art. 6 (1) (f) AVG, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het behoeftegerichte ontwerp en de voortdurende optimalisatie van onze website en ons gerechtvaardigde belang om u gepersonaliseerde advertenties te verstrekken. De verzamelde gegevens kunnen in het bijzonder omvatten:
- het IP-adres van het apparaat,
- de datum en tijd van toegang,
- het identificatienummer van een cookie,
- de apparaat-ID van mobiele apparaten technische informatie over de browser en het besturingssysteem behoren.
De verzamelde gegevens worden echter uitsluitend gepseudonimiseerd opgeslagen, zodat er geen directe conclusies over personen kunnen worden getrokken.
In de hiernavolgende beschrijvingen van de door ons gebruikte technologieën vindt u informatie over de mogelijkheden om bezwaar te maken tegen onze analyse- en reclame maatregelen door middel van een zogenaamd opt-out-cookie. Houd er rekening mee dat na het verwijderen van alle cookies in uw browser, of later via een andere browser en/of profiel, opnieuw een opt-out cookie moet worden geplaatst. Hieronder beschrijven wij de mogelijkheden om bezwaar te maken tegen onze analyse- en reclame maatregelen. U kunt uw bezwaar ook kenbaar maken door de juiste instellingen te wijzigen op de websites Truste of Your Online Choices. Daar vindt u gebundelde opties voor bezwaar van veel adverteerders. Op beide sites kunt u door middel van opt-out-cookies alle advertenties van de genoemde aanbieders in één keer deactiveren of de instellingen per aanbieder afzonderlijk aanpassen.
In het volgende gedeelte willen we deze technologieën en de daarvoor gebruikte aanbieders nader toelichten.
8.3. Google
Onze website maakt gebruik van diensten en technologieën van Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS (“Google”). Voor het geval dat persoonsgegevens naar de VS worden overgedragen, heeft Google zich aangemeld bij het EU-VS-privacyschild.
Voor meer informatie, zie het privacybeleid van Google. Wij maken met name gebruik van de volgende diensten en technologieën:
a) Google AdWords-conversietracking en remarketing
Onze websites maken gebruik van de diensten “AdWords Conversion Tracking” en “AdWords Remarketing”. Met behulp van ‘AdWords Conversion Tracking’ registreren en analyseren wij de door ons gedefinieerde klanten acties (zoals het klikken op een advertentie, paginaweergaven en downloads). Wij gebruiken “AdWords Remarketing” om u gepersonaliseerde reclameboodschappen voor onze producten te tonen op partnerwebsites van Google. Beide diensten maken hiervoor gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. De in dit kader verzamelde gegevens worden door Google eventueel ter evaluatie overgebracht naar een server in de VS en daar opgeslagen.
Als u een Google-account gebruikt, kan Google uw web- en app-browsegeschiedenis koppelen aan uw Google-account en informatie uit uw Google-account gebruiken om advertenties te personaliseren, afhankelijk van de instellingen die zijn opgeslagen in uw Google-account. Als u deze toewijzing aan uw Google-account niet wenst, moet u zich bij Google afmelden voordat u onze contact pagina bezoekt.
Zoals hierboven aangegeven kunt u uw browser cookies configureren dat deze worden geweigerd. U kunt voorkomen dat Google cookies gebruikt voor advertentiedoeleinden via de cookie-instellingen in het privacybeleid van Google.
b) Google Analytics
Onze website maakt gebruik van Google Analytics. Google Analytics maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om onze website te analyseren en te verbeteren op basis van uw gebruikersgedrag. De in dit kader verzamelde gegevens worden door Google eventueel ter evaluatie overgebracht naar een server in de VS en daar opgeslagen. Uw IP-adres wordt echter voorafgaand aan de evaluatie van de gebruiksstatistieken ingekort, zodat er geen conclusies over uw identiteit kunnen worden getrokken. Hiervoor is Google Analytics op onze website uitgebreid met de code “anonymizeIP” om een anonieme verzameling van IP-adressen te garanderen.
Google verwerkt de door cookies verkregen informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd, zoals hierboven aangegeven, of u kunt het verzamelen van de door het cookie gegenereerde gegevens die betrekking hebben op uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) en de verwerking van deze gegevens door Google voorkomen door de browser-add-on van Google te downloaden en te installeren.
c) Google Maps voor automatische adres aanvulling en -validatie
Om het gemak voor onze gebruikers te vergroten en fouten bij het invoeren van adressen te beperken, maakt onze website gebruik van Google Maps om adressen automatisch aan te vullen en te valideren.
9. Sociale media
De op onze website gelinkte sociale-media pagina's, zoals Facebook, Instagram en YouTube, leiden naar de desbetreffende bedrijfs aanwezigheid bij de overeenkomstige aanbieder. Als u geen eigen account bij de aanbieder heeft of daar niet bent ingelogd, worden er geen persoonsgegevens doorgegeven als u via onze link de website van de aanbieder bezoekt.
Facebook.com wordt beheerd door Facebook Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, Californië 94025, VS ("Facebook"). Voor het geval dat persoonsgegevens naar de VS worden overgedragen, heeft Facebook zich aangemeld bij het EU-VS-privacyschild.
Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Facebook en het privacybeleid van Google (inclusief YouTube).
10. Ontvangers van de gegevens
De door ons verzamelde gegevens worden alleen doorgegeven indien:
U heeft uw uitdrukkelijke toestemming gegeven conform art. 6 (1) (a) AVG,
de overdracht noodzakelijk is op grond van art. 6 (1) (f) AVG om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen en er geen reden is om aan te nemen dat u een overheersend legitiem belang heeft om uw gegevens niet over te dragen,
wij wettelijk verplicht zijn de gegevens openbaar te maken conform art. 6 (1) (c) AVG of dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van contractuele relaties met u of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden uitgevoerd overeenkomstig art. 6 (1) (b) AVG.
11. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens in principe alleen zolang dat nodig is om te voldoen aan de contractuele of wettelijke verplichtingen waarvoor wij de gegevens hebben verzameld. Wij zullen deze gegevens vervolgens onmiddellijk verwijderen, tenzij wij de gegevens tot aan het einde van de wettelijke verjaringstermijn nog nodig hebben voor bewijs doeleinden voor civielrechtelijke vorderingen of op grond van wettelijke bewaartermijnen. Voor bewijsdoeleinden moeten wij gegevens van contracten gedurende drie jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin onze zakelijke relatie met u eindigt. Op dit tijdstip verjaren eventuele vorderingen ten vroegste volgens de wettelijke verjaringstermijn. Ook daarna kan het voorkomen dat wij nog gegevens van u bewaren voor boekhoudkundige doeleinden. Wij zijn hiertoe verplicht op grond van wettelijke documentatieverplichtingen die voortvloeien uit het Duitse Wetboek van Koophandel, de Belastingwet, de Bankenwet, de Wet ter voorkoming van het witwassen van geld en de Wet op de effectenhandel. De daarin genoemde bewaartermijnen voor documenten bedragen twee tot tien jaar.
12. Uw rechten
U heeft de volgende wettelijke rechten op het gebied van gegevensbescherming onder de desbetreffende wettelijke vereisten:
- Recht op informatie (artikel 15 AVG, artikel 34 BDSG)
- Recht op gegevens wissing (artikel 17 AVG, artikel 35 BDSG)
- Recht op rectificatie (artikel 16 AVG, artikel 34 BDSG)
- Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)
13. Herroepingsrecht en bezwaar
U heeft overeenkomstig artikel 7 (3) AVG het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Dit betekent dat wij in de toekomst de gegevensverwerking op basis van deze toestemming niet meer voortzetten. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming tot aan de intrekking daarvan, onverlet. Voor zover wij uw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig art. 6 (1) (f) AVG, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens overeenkomstig art. 21 AVG, mits daarvoor redenen zijn die verband houden met uw specifieke situatie of het bezwaar is gericht tegen direct marketing. In het laatste geval heeft u een algemeen recht van bezwaar, dat wij ook zonder opgaaf van redenen zullen uitvoeren. Indien u gebruik wenst te maken van uw herroepingsrecht of recht van bezwaar, volstaat een informeel bericht aan de contactgegevens vermeld onder “Verantwoordelijke instantie en contactgegevens”.
14. Websitebeveiliging
Alle toegang tot uw persoonlijke gegevens in het klantportaal en tijdens het afrekenproces vindt plaats met behulp van SSL-encryptie (HTTPS).
15. Wijzigingen in het privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid zo nu en dan bijwerken, bijvoorbeeld wanneer wij onze website updaten of wanneer wettelijke vereisten veranderen.
Ergolutions GmbH, per 4 februari 2023